Mes paiements et factures
Dans la situation où un litige viendrait à se créer entre une entreprise et un Staffer au sujet des relevés d’activité, deux options s’offrent à vous :
- Dans un premier temps, si le relevé qui vous parvient du Staffer ne vous convient pas, vous pourrez le refuser afin qu’il puisse le remplir à nouveau.
- Dans le cas où le nouveau relevé qui vous parviendra n’est toujours pas conforme, vous pouvez directement contacter votre personne en charge chez StaffMe Freelance afin qu’elle puisse prendre directement contact avec le Staffer et trouver un terrain d’entente.
Pour tout autre litige, StaffMe vous invite à contacter directement votre chargé de prestation afin qu’il puisse répondre à votre problématique.
Où puis-je consulter mes factures ?
Vos factures sont désormais accessibles directement depuis votre compte dans l'onglet "Factures". Cet espace centralisé vous permet de retrouver facilement l'ensemble de vos documents de facturation.
Est-ce que je peux consulter mes factures sur l’application mobile ?
Pour l’instant, les factures sont uniquement consultables via la version web de votre compte. Nous travaillons activement pour rendre cette fonctionnalité disponible sur l’application mobile dans une future mise à jour.
Est-ce que je vais continuer à recevoir mes factures par mail ?
Oui ! Un récapitulatif mensuel de toutes les factures du mois écoulé vous est envoyé par e-mail à la fin de chaque mois. Vous pouvez ainsi garder une trace de vos factures même sans vous connecter à votre compte.
Que faire si je ne retrouve pas une facture ?
Si vous ne parvenez pas à retrouver une facture, n’hésitez pas à contacter notre service client (hello@staffme.fr) qui se fera un plaisir de vous assister.
Les factures sont-elles téléchargeables ?
Oui, une fois dans l'onglet "Factures", vous pouvez télécharger les documents au format PDF pour les archiver ou les partager.
Moyen de paiement:
Le paiement se fait par virement.
Après avoir créé un profil d'entreprise sur StaffMe, vous serez contacté par un membre de l'équipe commerciale pour compléter votre inscription. À ce moment-là, nous mettrons en place le moyen de paiement avec vous.
Rythme de facturation:
Le paiement se fait à à réception des facture(s).
Vous recevrez un mail en début de mois avec l'ensemble de vos factures et le RIB de StaffMe.
Le paiement sur StaffMe Freelance se fait par prélèvement.
Sur le RIB de votre entreprise (prélèvement SEPA). Le prélèvement par SEPA nécessite de signer un mandat SEPA. Après avoir renseigné votre RIB et le nom de la personne physique ou morale associée au RIB, vous êtes redirigé vers une page internet Mangopay (notre prestataire de paiement) pour signer le mandat qui nous donne l’autorisation de prélever le compte bancaire. Une fois signé, le moyen de paiement est considéré comme actif.
Le paiement par virement bancaire est soumis à conditions, n'hésitez pas à en discuter avec le commercial en charge de votre compte.
Si vous souhaitez changer votre moyen de paiement, vous devrez supprimer l’ancien et ensuite ajouter un nouveau mandat SEPA.
Pour rappel : l’inscription sur StaffMe Freelance est gratuite. Aucun prélèvement ne sera opéré tant que le relevé de temps du staffer n'aura pas été validé.
NB : Si le moyen de paiement n’est pas valide, vous serez dans l’incapacité de poster une prestation sur notre site.
Le rythme de Facturation
Étapes clés
- Soumission du relevé par le candidat :
- Chaque dimanche à 23h00, si le candidat n’a pas soumis son relevé, celui‑ci est automatiquement soumis avec les heures initialement prévues par la mission.
- Il est donc crucial que vous, en tant que client, vérifiiez attentivement les heures soumises par le candidat avant validation, car elles conditionnent directement la facture qui sera générée
- Validation par le client :
- Vous avez jusqu’au mardi à 23h00 pour valider le relevé soumis.
- Des rappels automatiques vous sont envoyés
- Passé mardi soir, si aucune action n’a été faite, le relevé est automatiquement validé.
- Génération des factures :
- Une fois validé (manuellement ou automatiquement), une facture Candidat est générée automatiquement.
- Une fois émise, la facture ne peut plus être annulée. Toute erreur validée (par vous ou automatiquement) entraîne donc une facturation définitive.
Points de vigilance
- Vérifiez bien les heures soumises par les candidats : une erreur validée entraîne une facturation inexacte et définitive.
- En cas de litige, le relevé est mis en pause (pas d’auto‑soumission ni d’auto‑validation). Un litige sur Staffme correspond au fait de refuser ou de demander la modification d’un relevé de temps directement dans l’application.
- Anticipez vos processus internes pour tenir compte du nouveau rythme hebdomadaire : validation avant le mardi soir, prélèvements dès le mercredi.
Quelle est la différence entre une facture et un relevé de facture ?
Facture : La facture est un document légal qui atteste de l’exécution d’une prestation de service par l'émetteur (Staffer ou Staffme Freelance) auprès de son client. Dans le processus Staffme Freelance, la facture seule n'induit pas de paiement, aucun prélèvement n'est enclenché tant qu'un relevé de factures n'a pas été généré.
Relevé de factures : Le relevé de factures est un document qui liste l'ensemble des factures qui vont être payées ensemble (= le client sera prélevé du montant du relevé de factures).
La facture staffer peut contenir les éléments suivants :
- les frais de prestation (= 80% du taux horaire multiplié par le temps travaillé par le Staffer)
- les frais annexes (= note de frais renseignée par le Staffer)
- les frais additionnels (= prime ajoutée par le client)
La facture Staffme peut contenir les éléments suivants :
- les frais de mise en relation avec les Staffers
- les frais d'utilisation lié aux frais additionnels (= 20% du montant de la prime)
- les frais de paiement par virement (= 5% du montant des factures Staffme ET Staffer)
- les frais d'annulation d’une prestation (= 50€ par Staffer assigné)